理赔函

写作要点与规范

理赔函通常包括说明来函目的、对纠纷的处理态度及意见、赔偿的处理意见以及其他事项。从树立良好形象及未来业务拓展角度而言，收到索赔函后应当认真对待、及时处理，以诚恳友好的态度处理问题。

在写作规范上，标题即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函主要内容，可直接书写“理赔函”、“理赔信”等字样，也可采用概括事由的方式，如“关于XX索赔问题的复函”。称谓在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者名称，后加冒号，根据索赔函写上具体的对方单位或部门名称、个人姓名等。正文在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般先引述对方来函及事由，然后提出对争议纠纷的看法，再写明解决索赔的意见和处理办法，最后表达继续促进友谊的愿望。经过调查，如果责任在己方，应当真诚表达歉意并解释原委；如果责任不在己方，应当友好帮助对方分析原委并提出改善建议。结语可写恭祝、敬祝等词语及祝愿话语，也可酌情省略。落款在正文或结语右下方署上写信者名称及日期。

示例结构

理赔函示例通常以具体事由为标题，如“质量不符理赔函”。正文先确认收到对方来函及货样，随后说明调查结果和差错原因，表达歉意，并提出具体赔偿处理意见，如将质量不符合要求的部分产品按降低原成交价一定比例的折扣价处理。之后表达继续友好合作的愿望，并署名和标注日期。