外贸函电

基本特点与写作技巧

外贸函电的基本特点包括：行文规范，用词准确而严谨，尽量运用正式用语；大量使用书面语体，语言结构必须使用书面语体，要求使用正式用语和严谨的句子结构；保证措辞严谨，从法律角度而言，外贸函电是对交易各方权利与义务的明确规定，签署之后就获得了相应的法律效力，措辞必须准确而严谨，对装运时间、地点以及商品的品质、颜色、尺寸等必须明确规定。

写作外贸函电的基本技巧包括：简洁明了，用尽可能少的词来传递完整的信息；直切主题，应直截了当地切入主题，而不是拐弯抹角的客套；使用简短易懂的词，确保对方能看懂；对无关紧要的修饰词进行删减；检查外贸函电以免出现用词混乱问题；合理使用短句和短段落；确保措辞准确，尽可能选择词义单一的词；确保表述恰当、得体，根据不同的对象、环境选择最适宜的用词。

格式组成

外贸函电通常由六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾套语、签署及其他选择性项目，包括注意、主体、附录、附言等。信头位于信纸的中上方，包括寄信人名称、地址和日期；信内地址是指收信人姓名、公司名称和地址，通常打印在信纸的左边、信头的下方；称呼方面，如果已知收信人姓名，则男性以Mr.称呼，女性以Ms.称呼，如不知收信人姓名，则常用Dear Sirs, Dear sir or madam, Gentlemen等；正文是信的主体，现在一般采用每段顶格书写，段落之间空一行的格式；结尾套语紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号；签署时首先要注明发信人所代表的公司，再签上发信人的姓名，也可以加上其职衔。

外贸函电都有标准的格式，比如信头居中，信内地址与称呼之间空一行，正文段与段之间空一行，函电除信头外都是左对齐。此外，正文的语句尽量用短句，只要把主要意思表达清楚了就可以。在实际业务中，函电的格式及内容也可以不这么规范，此外，可以使用缩写词，比如ASAP表示as soon as possible，TKS表示thanks，PLS表示please等，只要不影响对方理解就可以了。