会展物流系统

系统构成与管理核心

会展物流系统由物流作业系统和物流信息系统两个分系统组成：物流作业系统在运输、保管、搬运、包装等作业中使用先进技能和技术，并使物流据点、配送路线、运输手段等网络化，以提高会展物流活动的效率；物流信息系统在保证进货、库存、出货、配送等信息畅通的基础上，使通讯据点、通讯线路、通讯手段网络化，以提高会展作业物流系统的效率。

会展物流系统管理的核心是会展物流供应链的管理，实际上就是把物流和会展活动作为一个统一的过程来管理。供应链管理有四个要点：第一，供应链是一个单向的过程。第二，供应链管理是全过程的战略管理。第三，供应链管理必须拆除各个链接之间的壁垒。第四，供应链管理必须有现代信息技术和网络技术的支持。会展物流系统的管理主要包括会展信息系统管理、会展仓储配送中心管理、会展物流进出口管理和会展场馆物流综合管理等内容。

信息系统与仓储配送管理

会展物流信息系统管理是其他各项管理的实施基础，只有结合会展物流的供应链结构，充分利用计算机网络技术，建立专业化程度高、能动性大、操作性强的会展物流信息系统管理模型并付诸实行，才能保证其他各个方面管理的顺利进行。会展物流的管理信息系统(MIS)是对会展活动进行信息管理的操作平台，一般由会展项目小组、会展现场销售信息统计中心、会展物流情报中心、会展物流调度中心等核心部分组成。

会展仓储配送中心具有极其重要的地位，它是会展物流末端的接点设施，通过有效地组织配货和送货，使各参展商展品的终端配置得以完成。这种终端配置有两大走向：一是部分概念产品向会展场馆的配送。二是少量试用产品向购买者的配送。仓储配送中心综合了仓库储存与配货送货两大职能，对它的管理应从仓储管理和配送控制两方面加以实施。

进出口管理与场馆物流管理

由于会展业逐渐呈现出向国际化发展的趋势，会展物流中的进出口管理受到重视。展品的进出口处理效率将直接影响到会展活动的举行。展览会、交易会及其他类似活动中供陈列或使用的货物属于临时许可管辖范围内的货物，必须按照1990年在伊斯坦布尔签订的《货物公约》来处理。会展物品进出口流程主要包括：参展商将展品及有关展品基本信息的清单交给代理人；受托人将清单一式两份，准备报关托运，租船订舱；制作运输单据、出口报关单一式三份；报关；商检及保险；装运；装运通知；运输提单的制作、审核和交纳；运输机构持提单运输；参展商或其代理及时通知会展组织者及当地代理人；展品在展地海关的进口；展会结束后，根据有关规定，大部分的展品及其附属品都是要全部复运出境；组织者或其代理人向海关交验展品核销清单一份；代理人持核销单及出境许可证，自己运返，或者由专业运输机构托运；通知参展商或其国内代理；展品最后运抵参展商所在国，由代理人核销开始时运出展品的记录，若销售部分展品或其附属品的，应缴纳出口税，放行。

会展场馆是会展物流的终点之一。在会展活动期间，布展、展览、撤展等环节始终贯穿在物流中，一部分是展品的流动，另一部分则是展览用品的流动。要使会展活动取得圆满成功，必须做好会展现场两部分物流的综合管理工作。对于会展组织者、参展商及展台搭建人员，会展场馆会相应提前开放，给他们一定的时间做好展览会前的准备工作。在这段有限的时间内，会展物流管理部门需要安排好展品与展览用品的运送和组合。展品的运送则由会展仓储配送中心统一安排完成。会展活动结束后，撤展工作也涉及展览用品和部分展品的物流问题。