收货单

收货单是用来记录货物接收情况的业务单据，常见于采购到货、仓库收货、调拨交接和物流货物交接。它把一笔发货或采购计划与实际接收结果连接起来，帮助相关方核对收到了什么、收到多少、何时接收以及存在哪些异常。纸质表单、电子收货记录或仓储系统中的收货凭证，都可能承担这一作用。

“收货单”并不是全球统一格式的单证名称。不同企业和物流机构可能将它称为商品验收单、收货记录或Goods Received Note（GRN），也可能把收货、质检和入库拆成不同单据。使用时应看签发主体、字段及实际业务环节，而不能只凭中文名称认定其用途。

收货单通常记录什么

• 业务关联：收货单号、采购订单或调拨单号、供应商送货单号、运输单号及货件编号，用于把实物与相应订单对应。
• 交接信息：发货单位、实际接收单位、收货仓库、到货时间、承运人及经办人员。实际接收地点应能与仓储记录对应。
• 货物明细：商品名称、SKU或物料编码、规格型号、计量单位、预计数量与实收数量。需要追溯的货物还可记录批次、序列号或有效期。
• 接收状态：外包装状况、已清点数量、短少、多到、破损、错货以及待检等信息。金额、单价、货位和质检结论是否列入，应由具体业务决定。
• 确认信息：接收人员、确认时间、签字或系统审核记录，以及异常照片、附件和后续处理说明。

计量单位尤其需要清楚。例如到货10箱、每箱12件，应区分箱数与单件数量；如果只按外箱签收，不能据此声称已完成120件商品的逐件验收。尺寸、颜色或型号不同的商品，也不宜合并成一个无法追溯的“货物数量”。

实收数量与应收数量为什么要分开

采购订单和预先发货信息反映计划，收货记录反映本次实际接收情况。供应商写在送货单上的数量，不应未经核对就作为全部实收结果。分批到货时，应能够追踪本次接收量、累计接收量和未到量，避免第一次到货就把整张订单标成收齐。

假设订单约定交付100件，仓库本次清点到98件，其中3件破损待处理。收货记录应说明实物接收98件、相对订单短少2件，以及3件的异常状态；能否计入合格或可用库存，需结合验收流程确认。这里的“实收”“合格”“可用”是不同口径，不应只保留一个95或98的总数而丢失差异。

发现问题时，建议记录对应SKU、数量、箱号、异常描述和发现时间，并附上能够对应货件的照片。后续补发、退回、重新验收或确认接受，应关联原收货记录，防止补货被误当作新订单再次结算。

收货、验收和入库是什么关系

接收货物并不必然代表质量验收通过。部分仓库先确认到货并清点，再进行质检、分拣和上架；另一些业务可能把这些动作合并办理。金蝶的采购收货单说明中，收货可用于待检物资处理、为后续质检和入库准备，或作为到货通知；微软Dynamics 365也区分预先发货、到货登记、质量处理及产品收货等环节。

因此，不能把任何一张收货单都解释为“库存已可销售”。待检、隔离、残损或尚未完成系统处理的货物，需要按对应状态管理。反过来，系统里已经生成收货单，也不一定说明实物已完成清点：应核对单据是草稿、计划记录，还是实际收货后的确认记录。

与其他物流单据的区别

送货单通常由发货方提供，说明本次送出的货物；收货单侧重接收方的实际接收结果。入库单侧重货物进入库存管理的记录，可能依据收货和验收结果形成。签收单或物流签收回执侧重某次交付的接收确认，未必包含逐个SKU的清点和质量结论。

国际货运中的货代收货凭证也有特定含义。例如FIATA FCR由货代确认已接管指定货物并按有关指示处理，它不可转让，不能直接等同于可转让提单。普通仓库收货单也不应被当作提单、仓单或海关放行单使用；需要哪种正式单据，应按照合同和业务要求确认。

如何用于库存核对和供应商对账

收货单能为库存和采购对账提供实收依据。核对时可将采购订单、实际收货记录和供应商账单相互对应，确认商品、数量及约定价格是否匹配，并单独处理短少、退货和补发。收到发票不代表已经收齐货物，签收外包装也不意味着所有项目都已验收合格。

海外仓或第三方仓业务还应把物流到仓记录与仓库实际接收、清点及系统库存对应。若承运人显示已送达，而仓库尚未反馈收货明细，可先核对送达地点、货件编号和仓库接收情况，再安排库存或订单处理。电子记录更正后，应保留原记录与更正原因，便于追踪前后数量变化。

参考资料：金蝶采购收货单说明、微软采购产品收货流程、FIATA单证介绍。