形式发票

形式发票（Pro Forma Invoice，简称PI）是采用发票格式表达交易报价和拟议条件的商业文件，常用于国际贸易成交前沟通、预付款安排、申请开立信用证或有关许可。它可以详细列出商品及预估价款，但与反映实际执行交易的商业发票具有不同用途，也不因标有Invoice就自动成为税务发票或已经付款的证明。

把报价写成可执行的条件

形式发票通常由卖方出具，载明卖方、拟购买方、编号、日期和报价有效期。商品部分说明品名、型号、规格、数量、计量单位、单价、币种及总金额。买方据此比较报价和安排采购，而卖方可以用同一组商品资料衔接后续订单与生产。

对于需要打样或定制的商品，报价还可以列明颜色、尺寸、材质、包装、样品确认条件和适用版本。数量尚未最终确定时，应说明价格适用的采购量或数量变化后的调整方式。仅写一个总金额，而没有商品和计价基础，往往不足以解释交易实际包含的内容。

运输条件需要与价格范围一起表达。使用Incoterms时，应写明术语、指定地点或港口及版本；必要时分别列出商品价格、运输费用、保险费用或其他项目。装运日期、交货期、运输方式和分批安排也可在PI中说明，但预计交期与收到预付款、图样确认或其他开始生产条件之间的关系应清楚。

付款、许可与信用证

买方可以依据双方确认的形式发票安排预付款。文件宜列明付款方式、预付比例或金额、余额的支付节点、收款方与银行信息。卖方发出PI和买方实际付款是两件事，款项是否到账需要通过相应支付或银行记录确认。银行资料变更也需要可靠的核实方式，不能仅把一封新邮件视为原收款安排已经有效修改。

部分贸易活动中，形式发票用于支持进口许可、外汇安排或信用证申请。它为申请方提供商品、金额和交付条件，但是否接受该文件仍由相关机构和当地制度决定。在信用证结算中，买方可能以PI作为开证依据；真正交单时，卖方须遵守信用证要求，PI与信用证之间存在差异时需要及时协调，不能认为银行会自动按报价单解释或修改信用证。

与合同和商业发票的区别

形式发票可能只是供讨论的报价，也可能经双方确认后成为交易约定的一部分，其法律效果取决于具体措辞、确认行为和适用法律。写明“形式”并不当然排除合同效力，买方签回也不代表文件里没有写明的事项全部得到解决。质量标准、验收、付款、交付和争议处理等重要约定，可通过订单、合同或相应附件明确衔接。

正式发货时，商业发票应反映实际交易的商品、数量、价格及有关调整。PI中预计的运费、数量或日期若发生变化，需要让双方确认后续执行依据，并保持相关单据能够对应。商业发票、装箱单和运输单据各有功能，PI不会自动替代所有清关所需资料。

在样品、赠品、维修替换品或尚未形成销售的货物运输中，也可能使用形式发票提供货物信息。没有收取售价不等于可以随意填报零价值；海关估价需要真实的货物用途和价值依据。财务上是否确认收入、应收款或其他项目，则应依据实际交易及适用会计规则，不能只以文件名称作决定。