WooCommerce订单备注，写给客户的那一条会发邮件

店铺在同一笔订单里留下消息，接收者并不总是同一批人。Private notes供店铺内部参考，客户看不到；Customer notes是管理员写给客户的备注，系统会触发邮件发送，并在客户的My account订单详情里显示。客服和仓库需要接力的记录，可以留给同事；客户需要知道的配送进展，则要选择发给客户的那一类。

差别不在一句话写得多正式，而在添加时选了什么用途。把物流单号放进私密备注，同事能查到，客户不会因此自动收到这条备注。反过来，把尚待确认的仓库安排选成客户备注，原本用于内部跟进的一句话就会进入客户通知。

订单里的记录，也承担团队交接。

同一笔进展，可以写成两句话

还在核对时，团队需要的是行动记录：谁联系了仓库，什么问题还没确认，下一班接手后应继续做什么。这样的内容不必先包装成一封对外说明，也不宜把一个未定的发货时间写成承诺。

确认之后，客户需要的则是能用得上的信息。比如包裹已经交给承运商，可以说明本次配送进展并提供对应单号；若安排有变化，就把已确认的变化和下一步说明白。内部记录与客户通知各自把话写完整，接班同事不用猜，客户也不必从一句“正在处理”自行推断。

给同事留下待办，给客户说明已确认的进展。

添加备注之前，先选好用途，再核对内容。写给客户的备注会触发邮件发送，但系统显示发送记录，并不等于客户已经成功收件或读过。对需要客户回应的安排，仍要留意实际回复，不能只凭订单里的一条记录就判断沟通已经结束。

发出去之后，修改记录的余地也与内部备忘不同。删除客户备注只会把它从订单记录中移除，已经发送的邮件不会被收回。因此，确认时间或配送安排之前，多看一遍内容，比发出后再删掉那条记录更有用。确需纠正时，要让客户知道新的信息，不能只在后台清理旧文字。

向客户发送前，先核对通知内容。

订单备注区域里还会出现系统自动生成的记录，例如付款结果、状态变化或库存变动。这些系统备注与管理员主动写给客户的备注也有区别；看到一串处理记录，仍要分清哪条用于内部追溯，哪条实际触发了对外通知。

小团队做独立站，很多交接并不会另开一张工作表，一笔订单就承担了记录、跟进和沟通。把备注的读者选清楚，能让这张订单同时服务仓库和客户。写给下一班的人，交代待办；写给客户的人，交代已经确认的进展。

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